2013 год

28 ноября состоялось отчетно-выборное собрание членов Общества Сарапульской городской первичной организации Удмуртского республиканского отделения РОИА. Галина Петровна Колчина - председатель общества, подвела итоги за 2013 год. Обсужден проект плана работы на 2014 год, вручены членские билеты. Избран новый состав организации: председатель – Коробейникова С.М., заместитель председателя – Шепелева Ж.С., казначей – Тощевикова Н.В.

27 ноября после реконструкции и ремонта принято в эксплуатацию помещение архивохранилища площадью 180 кв.м.

22 ноября Для студентов 3-го курса Сарапульского политехнического института проведена экскурсия-лекция. Сотрудники Управления рассказали об истории архива, о составе хранящихся документов, о научно-технической обработке и экспертизе ценности документов. Студентам показали архивохранилища, продемонстрировали фильм «Хранители истории», созданный к 90-летию Архивной службы.

15 ноября состоялась встреча председателя Комитета по делам архивов при Правительстве УР Н.В.Тойкиной с Главой Администрации города Сарапула А.Н.Сизовым по вопросам финансирования Управления по делам архивов на 2013 – 2014 годы и замены угольной котельной на территории Управления. При обсуждения вопроса участвовали руководитель аппарата А.Л.Мымрин и начальник Управления В.Л.Мурашкина.

2 октября профессиональный праздник отметили работники архивной службы, а 18 октября состоялся торжественный прием посвященный 90-летию Архивной службе Удмуртской Республики. Сотрудники Управления по делам архивов были награждены Почетными грамотами и Благодарственными письмами. Архивистов на торжественном приеме приветствовали - Глава города Сарапула Анатолий Наумов, представители Комитета по делам архивов при Правительстве УР Красноперов Юрий Сергеевич (начальник организационно-аналитического отдела) и Белова Елена Анатольевна (начальник контрольно-инспекционного отдела). Для сотрудников и гостей проведена экскурсия по г.Сарапулу Козловой Д.А.(заместитель директора по научной деятельности МБУК «Музей истории и культуры Среднего Прикамья»).

Смотр-конкурс завершен
19 сентября 2013 года в МАУК «Сарапульский драматический театр» проведен заключительный этап смотра-конкурса состояния сохранности, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Удмуртской Республики, объявленный 7 февраля 2013 года. Участие в конкурсе приняли 9 учреждений культуры, являющиеся источниками комплектования Управления по делам архивов Администрации города Сарапула.

В ходе смотра-конкурса проведена большая работа по упорядочению документов, составлению описей, приобретению необходимого оборудования для архива.
Для выявления победителей конкурса состоялись выездные обследования работы архивов учреждений культуры, проводились семинары-совещания на которых рассматривались вопросы:
- требования к составлению и оформлению нормативно-методических документов в области делопроизводства и архивного дела,
- организация и проведение упорядочения документов,
- порядок подготовки документов к передаче на постоянное хранение,
- обеспечение сохранности документов в архиве организации.
В ходе семинара проверялись теоретические и практические навыки конкурсантов, которые должны были ответить на вопросы по архивному делу, а также грамотно сформировать дело.
Была оказана методическая и практическая помощь сотрудникам МБУК «ДК ЗИО», МАУК «Сарапульский драматический театр» в проведении экспертизы ценности документов, отбору и подшивке управленческих документов и дел по личному составу, составлению описей на них.
С целью привлечь внимание руководителей учреждений культуры к проблемам комплектования, сохранности, учета и использования архивных документов для них был проведен семинар-совещание.
По мнению участников конкурса проведение смотра дало положительные результаты. В МБУК «ДК ЗИО» дополнительно выделено помещение под архив, МБОУ «Детская школа искусств № 3» приобрела металлический шкаф-сейф. Большую работу по улучшению обеспечения сохранности документов провели МБОУ «Детская школа искусств № 1», МБУК « Централизованная библиотечная система», МБУК «Музей истории и культуры Среднего Прикамья» и другие. Во всех учреждениях культуры активизировалась работа по упорядочению документов. Из 9 учреждений культуры полностью упорядочили документы по 2010 год 7 организаций, но, к сожалению, Управление культуры и молодежной политики г. Сарапула, МАУК «Сарапульский драматический театр» не уложились в трехгодичный график обработки документов.
В рамках городского смотра-конкурса состояния сохранности, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Удмуртской Республики проведена творческая поездка в село Михайловское в усадьбу художников Александра и Павла Сведомских с целью изучения и совершенствования архивного дела.
Для выявления победителей в конкурсную комиссию, в состав которой входят представители Администрации города Сарапула, Управления культуры и молодежной политики г.Сарапула, Управления по делам архивов, участники смотра-конкурса представили нормативно-методические документы по делопроизводству и архиву, копии приказов, распоряжений, касающиеся деятельности учреждений , акты об уничтожении дел, описи управленческих документов и дел по личному составу, паспорта архивов, копии обложек дел, листов-заверителей.
Подведение итогов Конкурса планируется подвести 1 октября 2013 года. По итогам смотра-конкурса будут определены победители по трем номинациям: «Документационное обеспечение управления и комплектование архива организации», «Обеспечение сохранности архивных документов», «Использование архивных документов».

Стоят слева направо: библиотекарь информационного отдела МБУК «Централизованная библиотечная система» - П.А. Швайбо; специалист по кадрам МБУК «Централизованная библиотечная система» - Д.С. Глухова; специалист по кадрам МБОУ ДОД «Детская школа искусств №1» - А.Н. Русских; секретарь МБУК «Дом культуры «Заря»- Шайхразиева Ю.Х.; секретарь руководителя МАУК «Сарапульский драматический театр» - Нуртдинова Т.В.; секретарь руководителя МБУК «ДК Электрон - Центр возрождения и развития национальных культур» - М.А. Капина; ведущий методист МБУК «ДК Радиозавода»- Ю.В. Шадрина

Сидят слева направо: специалист по архивной работе МБУК «Музей истории и культуры Среднего Прикамья» - Н.Г. Колобова; секретарь учебной части МБОУ ДОД «Детская школа искусств №3»- М.Л. Максимова; специалист 1 категории Управления культуры и молодежной политики г. Сарапула - Е.В. Касина

СМОТР- КОНКУРС ПРОДОЛЖАЕТСЯ
Конкурсная комиссия ознакомилась с работой архивного дела и ведения делопроизводства 5 учреждений культуры-участников смотра-конкурса.

30 мая организован выездной семинар-совещание в архиве Муниципального бюджетного учреждения культуры «Дворец культуры радиозавода». В нем участвовали делопроизводители и ответственные за архив учреждений культуры.
С информацией о смотре-конкурсе выступила начальник отдела комплектования Управления по делам архивов Администрации города Сарапула Л.А.Гафарова, где отмечалось, что все учреждения культуры – источники комплектования Управления имеют необходимые нормативные и учетные документы. Содержание их соответствует архивным требованиям. Соблюдаются сроки приема документов от организаций на постоянное хранение. При усовершенствовании номенклатуры дел значительно улучшился качественный состав документов. Обработка и оформление дел соответствует требованиям архивных правил. Активизировалась работа по упорядочению управленческих документов и дел по личному составу. Во время прохождения смотра решился вопрос по картонированию документов с целью их сохранности.
Каждый участник смотра-конкурса в той или иной степени улучшили свои показатели. В МБОУ «ДК ЗИО» дополнительно выделено помещение под архив. МБОУ «Детская школа искусств № 3» приобрела металлический шкаф-сейф. Большую работу по улучшению обеспечения сохранности документов провели в МБОУ «детская школа искусств № 1» и МБОУ «Централизованная библиотечная система», МБОУ «Музей истории и культуры Среднего Прикамья» и другие.
На семинаре-совещании рассматривались вопросы: требования к составлению и оформлению нормативно-методических документов в области делопроизводства и архивного дела, организация и проведение упорядочения документов, порядок подготовки документов к передаче на постоянное хранение, обеспечение сохранности документов в архиве организации.
Особое внимание на семинаре уделялось анализу ошибок, возникающих при подготовке документов, представляемых на рассмотрение ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.
В проведении семинара были задействованы начальник сектора аудиовизуальных документов Т.В. Галиакберова и ведущий специалист- эксперт отдела комплектования Г.А.Андреева.
В ходе семинара проверялись теоретические и практические навыки конкурсантов, которые должны были ответить на вопросы по архивному делу, а также грамотно сформировать документ.
Была оказана методическая и практическая помощь сотрудникам МБОУ «ДК ЗИО» в проведении экспертизы ценности документов, отбору и подшивке управленческих документов и дел по личному составу, составлению описей на них.

26 апреля 2013 года Управление по делам архивов Администрации города Сарапула впервые гостеприимно распахнуло двери для тех, кто интересуется историей города и краеведением. День открытых дверей проводился в рамках мероприятий, посвященных 90-летию архивной службы Удмуртской Республики.
В ходе встречи архивисты познакомили гостей со структурой и основными функциями архива: рассказали о приеме граждан и исполнении запросов социально-правового характера; продемонстрировали путь, который проходит документ от момента появления в делопроизводстве до его превращения в архивный документ - исторический источник; как с помощью современных технологий обеспечивается сохранность документов, их реставрация и восстановление затухающих текстов.
Для граждан города и учащихся учебных заведений проведена обзорная экскурсия по Управлению по делам архивов с посещением архивохранилищ. Гости ознакомились с выставкой в электронном формате «Эстафета пионерских поколений» и с документальными материалами по истории города Сарапула. В читальном зале для просмотра был представлен документальный фильм «На службе истории города», рассказывающий об истории становления архивной службы в Сарапуле.
Председатель Сарапульской городской организации Удмуртского отделения РОИА Г.П.Колчина поделилась опытом по передаче документов семейного архива на вечное хранение в Управление по делам архивов.
Мероприятие вызвало большой интерес у присутствующих, в адрес коллектива было сказано немало слов благодарности и пожеланий.

20 февраля 2013 года в Управлении по делам архивов Администрации города Сарапула проведено семинар-совещание для руководителей учреждений культуры. В работе совещания приняли участие руководители учреждений культуры-источники комплектования, сотрудники Управления по делам архивов, ответственные за документационное обеспечение управления и обеспечение сохранности архивных документов.
Такая встреча, цель которой - привлечь внимание руководителей к проблемам комплектования, сохранности учета и использования документов, проводилась впервые.
На совещании так же обсуждались вопросы по экспертизе ценности, упорядочения и подготовки документов к передаче на постоянное хранение.
Участники смотра-конкурса ознакомились с работой сотрудников архива, посетили архивохранилища Управления. Здесь было что посмотреть и чему поучиться. Руководители увидели раздолье для хранения своих архивных документов - целых два этажа в здании Управления по делам архивов. Все документы закартонированы, коробки размещены на металлических стеллажах. Учетная документация хранится в офисных папках. Особое внимание гостей привлекли стационарные выставки, выставки-презентации.
В заключении участники семинара предложили сделать подобные встречи традиционными и пришли к общему мнению, что обеспечение сохранности архивных документов и их использование является общей задачей сохранения культурного наследия нашего города.

С 1 февраля 2013 года начался смотр-конкурс среди учреждений культуры - источников комплектования Управления по делам архивов Администрации города Сарапула по обеспечению сохранности и использованию документов Архивного фонда Удмуртской Республики и в связи с 90-летием архивной службы Удмуртии.

В смотре-конкурсе участвуют архивы 9 учреждений культуры г. Сарапула.
1. Управление культуры и молодежной политики г. Сарапула;
2. МАУК «Сарапульский драматический театр»;
3. МБУК Дом культуры «Заря»;
4. МБУК Дворец культуры радиозавода»;
5. МБУК Дворец культуры Электрон- Центр возрождения и развития национальных культур;
6. МОУ ДОД «Детская школа искусств № 1»;
7. МБУК «Детская школа искусств № 3»;
8. МБУК «Централизованная библиотечная система»;
9. МБУК «Музей истории и культуры Среднего Прикамья».
При подведении итогов смотра-конкурса будут учитываться следующие показатели:
- организация работы архивов;
- обеспечение сохранности документов;
- порядок приема документов в архив, качество научно-технической обработки документов;
- организация использования документов.

По итогам конкурса будут определены победители по трем номинациям:

«Документационное обеспечение управления и комплектование архива организации»
«Обеспечение сохранности архивных документов»
«Использование архивных документов»
Итоги планируется подвести до 1сентября 2013 года.