Схема системы справочно-поисковых средств

Пояснительная записка к Схеме системы справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к документам фондов Управления по делам архивов Администрации города Сарапула

Система справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) архива – это комплекс архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых в традиционном виде (на бумажном носителе) и (или) в электронном виде на единой научно-методической основе. К основным принципам построения системы справочно-поисковых средств относятся взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих документную информацию на разных уровнях; неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников; преемственность справочно-поисковых средств архивов организаций и государственных и муниципальных архивов.
Схема системы справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к документам архивных фондов (далее – Схема) Управления по делам архивов Администрации города Сарапула (далее – Управления) дает информацию о составе и взаимосвязи справочно-поисковых средств архива в форме графического изображения.
Схема разработана в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (М., 2020) и предназначена для сотрудников Управления и пользователей архивной информацией.
Структура Схемы построена на основе уровней описания документной информации: фонд, дело (единица хранения/единица учета), документ (часть документа) и включает архивные справочники на традиционном (бумажном) носителе и электронный научно-справочный аппарат, позволяющие осуществлять поиск документов по фондам Управления в целом (общеархивные справочники, ПК «Архивный фонд»), по группам фондов (межфондовые справочники), по материалам конкретного фонда (пофондовые справочники). В Управлении имеются обязательные для ведения в муниципальном архиве и вспомогательные справочно-поисковые средства.
К обязательным архивным справочникам относятся: описи дел, документов; путеводитель по фондам; краткий справочник по фондам; каталог (при нефондовой организации аудиовизуальных документов); В состав вспомогательных архивных справочников входят: картотеки, указатель, перечни, календарь памятных дат, тематические базы данных; Некоторые архивные справочники, выполняющие учетно-контрольные функции (книга учета поступления и выбытия документов, списки фондов, дела фондов, листы фондов, ПК «Архивный фонд»), также могут быть использованы для поиска документной информации по той или иной теме.
В Схему включены:
I.ПУТЕВОДИТЕЛЬ и КРАТКИЙ СПРАВОЧНИК ПО ФОНДАМ АРХИВА
1.1. Филиалы Центрального государственного архива Удмуртской АССР в г.г. Глазове и Сарапуле: путеводитель. Часть 2. ( г.Сарапул) / Центральный государственный архив УАССР; отв. сост. В.И.Крылова . – Ижевск, 1991. Архивный справочник содержит систематизированный перечень характеристик фондов, хранящихся в архиве, по состоянию на 01.01.1990 г. Структура справочника состоит из разделов: фонды досоветского периода и фонды советского периода. Подразделы сформированы по производственно-отраслевому принципу. В раздел фондов советского периода входит подраздел фондов личного происхождения и документальных коллекций. Внутри подразделов аннотации фондов расположены по признаку ведомственного подчинения, хронологии, алфавиту названий. Имеются: перечень неаннотируемых фондов, именной, географический указатели, указатель местонахождения документов по истории Удмуртии. Описательные статьи справочника включают название и номер фонда, количество единиц хранения, хронологические рамки документов, историческую справку, обзор документов.
1.2. Муниципальные архивы Удмуртии: краткий справочник / Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики; гл. ред. Н.К.Коробейникова. - Ижевск, 2004. - 656 с. Межархивный справочник содержит сведения о документах муниципальных архивов Удмуртской Республики. Сведения о составе и содержании фондов Управления даны на С.129-194. Структура справочника подчиняется определенной отраслевой системе. Даются краткие характеристики хранящихся в архиве фондов (№№ фондов, их названия, объем и крайние даты документов). Разделы справочника включают предисловие с исторической справкой и аннотацией наиболее интересных фондов и документальных коллекций, сведения о системе НСА по состоянию на 01.01.2003 года. Внутри отраслевых разделов характеристики фондов расположены в порядке возрастания их номеров. Выделены в отдельные разделы архивные коллекции, в том числе - аудиовизуальных документов, архивные фонды и коллекции документальных материалов по личному составу ликвидированных организаций, подлежащих не постоянному, а долговременному (до 75 лет) хранению в муниципальном архиве, фонды личного происхождения. К справочнику составлен именной указатель к фондам личного происхождения муниципальных архивов Удмуртской Республики с краткой характеристикой фондообразователей (с. 635-646), географический указатель городов, губерний, областей, округов, уездов и районов, указанных в тексте, единой схемой расположения фондов муниципальных архивов в справочнике. Объектом описания в путеводителях по фондам выступает архивный фонд.
II. ОПИСИ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ)
Архивные описи являются основным звеном системы НСА архива, базовым архивным справочником, на основе которого составляются другие виды архивных справочников. Опись дел, документов предназначена для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета. Архивная опись состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, расположенных в порядке их валовой нумерации в соответствии со схемой систематизации. Описательная статья единицы хранения включает в свой состав следующие основные информационные характеристики (элементы): порядковый номер, индекс дела по номенклатуре, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов. Особая графа описи отводится для примечаний. К описи составляются итоговая запись, лист-заверитель. Справочный аппарат описи состоит из титульного листа, оглавления, предисловия, списка сокращений.
В систему научно-справочного аппарата Управления включены:
2.1.Описи управленческих документов;
2.2.Описи документов по личному составу;
2.3.Описи аудиовизуальных документов;
2.4.Описи научно-технических документов;
2.5.Описи документов личного происхождения;
2.6. Описи особо ценных дел, документов
III. КАТАЛОГ
Каталог представляет собой межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Каталог относится к обязательным элементам системы справочно-поисковых средств архива при нефондовой организации аудиовизуальных документов, созданных в деятельности различных источников комплектования. В Управлении ведется фотокаталог, содержащий информацию о фотодокументах, поступивших на государственное хранение от предприятий, учреждений, организаций, частных лиц и в составе фондов личного происхождения. Каталогизация фотодокументов осуществляется в автоматизированном виде с применением ПК «Фотокаталог» (см. пункт 9.2.1.).
IV. КАРТОТЕКИ
Разновидностью каталогов являются картотеки, в которых сведения о содержании документов архива отражены на карточках, расположенных в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы и подразделы картотек отделяются друг от друга карточками - разделителями. В Управлении имеются:
4.1. Картотеки архивных фондов, хранящихся в Управлении На каждое название (наименование) фонда составлена карточка с указанием номера фонда и крайних дат документов. Существуют две картотеки фондов, в одной из них систематизация карточек осуществляется по тематическому признаку, в другой – по порядку номеров фондов.
4.2.Предметно-тематические картотеки по темам:
-история административно-территориального деления;
-история предприятий, учреждений, организаций;
-акты ввода в эксплуатацию законченных строительством объектов;
-передача объектов капитального строительства с баланса на баланс;
-отвод земель предприятиям, учреждениям, организациям и гражданам;
-награждение граждан города;
-распределение жилья;
-история церквей;
-раскулачивание, муниципализация имущества граждан;
-фотодокументы участников Великой Отечественной войны (1941-1945 г.г.).
Карточки внутри предметно - тематических картотек сгруппированы по предметному признаку.
4.3. Картотека организаций – источников комплектования Управления. Содержит информацию об организациях, включенных в список источников комплектования Управления, с указанием их полного названия, даты образования, регистрационных данных, места нахождения, ФИО и контактов руководителя, ответственного за ведение делопроизводства. Карточки расположены согласно классификации типов организаций.
4.4.Картотека физических лиц – источников комплектования Управления. Содержит информацию о гражданах – собственниках личных архивов, включенных в список источников комплектования Управления, с указанием ФИО, годов жизни, места рождения, адреса проживания, места работы, занимаемой должности, кратких сведений о жизнедеятельности, составе документов личного архива, контактной информации. Карточки расположены по алфавиту фамилий граждан.
4.5. Картотека тематики исследований, проводимых в читальном зале Управления.
4.6. Картотека «Местонахождение документов по личному составу». На карточки вынесены наименования организаций, даты их образования, виды документов по личному составу, образовавшиеся в деятельности организаций, местонахождение документов, контакты руководителя (по возможности). С 2020 года карточки в бумажном виде не ведутся. Сведения о местонахождении документов по личному составу вносятся в республиканскую справочно-информационную базу данных «Местонахождение документов по личному составу».
4.7. Картотека фотодокументов. Карточки расположены по тематическому признаку. С 2014 года картотека не ведется, ввиду формирования БД «Фотокаталог».
V. УКАЗАТЕЛИ
Указатель является архивным справочником, представляющим собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных. В Управлении имеется предметно-тематический указатель к описям фонда Ф.17, ОАФ «Благочинные благочиннических округов Сарапульской епархии», представляющий собой алфавитный перечень наименований населенных пунктов, в которых действовали церкви Сарапульского викариатства Вятской епархии и Сарапульской епархии в 1799-1930 г.г. Указаны поисковые данные имеющихся в фонде документов церковного делопроизводства (ведомостей о церквях, священноцерковнослужителях, церковно-приходских школах) по церквям вышеназванных населенных пунктов.
VI. ПЕРЕЧНИ
Тематические перечни документов и дел создаются при подготовке ответов на сложные тематические запросы, требующие большой работы по выявлению документов. Они могут создаваться в карточной форме (карточки заполняются в процессе выявления дел) или в виде таблицы со следующими графами: номер по порядку, заголовок документа (дела), дата документа, архивный шифр документа Перечень может служить для поиска информации по теме, сходной с темой запроса. Перечни состоят из заголовков документов или дел. На 01.01.2021 г. в Управлении проведена подготовительная работа по выявлению имеющихся на хранении архивных документов за период 1941-1945 г.г. и по истории Осинского уезда и Осинского района с целью составления Перечней дел/документов по данным темам. В результате составлены тематические перечни фондов, с указанием видов имеющихся в них документов по темам:
6.1.Перечень фондов Управления по делам архивов, содержащих документы за период 1941-1945 годов (составлен в 2020 году);
6.2. Перечень фондов Управления по делам архивов, содержащих документы по истории Осинского уезда Пермской губернии и Осинского района Сарапульского округа Уральской области (составлен в 2014 году).
VII. Календарь знаменательных и памятных дат города Сарапула. Календарь – это научно-популярное издание, основной целью которого является знакомство представителей органов власти, научных, культурных, образовательных, общественных учреждений и организаций, а также широкого круга читателей – студентов, школьников, краеведов и др. с составом и содержанием материалов, сосредоточенных в государственных и муниципальных архивах. Календарь знаменательных и памятных дат города Сарапула представляет собой перечень сведений о значимых фактах и событиях в истории города, расположенных в хронологическом порядке, со ссылками на архивные документы и печатные и периодические издания. Основой для составления календаря являются документы Архивного фонда УР, хранящиеся в Управлении. Для выявления сведений используются элементы системы справочно-поисковых средств: каталог, картотеки, описи документов, тематические перечни, автоматизированные базы данных. В свою очередь, календарь может быть использован для поиска документной информации по определенным темам. Календарь составляется ежегодно. На текущий год размещается на странице Управления сайта Администрации города Сарапула в сети Интернет.
VIII. Учетные документы.
8.1. Списки фондов
Список фондов – основной учетный документ для учета в рамках архива. Отображает прием на хранение архивных фондов, архивных коллекций, присвоение им номеров, учет количества находящихся на хранении архивных фондов и выбывших фондов. В Управлении ведутся:
-список отдела фондов Октябрьской революции и социалистического строительства (на 01.01.2021 г. - 714 фондов);
-список отдела дореволюционных фондов (на 01.01.2021 г. - 23 фонда);
-список фондов, содержащих особо ценные документы;
-список фондов содержащих научно-техническую документацию;
-список фондов личных фондодержателей;
-список фондов, содержащих документы по личному составу;
-список фондов, прошедших оцифровку.
8.2. Листы фондов* Основной учетный документ для учета в рамках архивного фонда и архивной коллекции. Отражает количество и состав описей, их номера, количество и состав документов, динамику изменений по фонду и конкретной описи.
8.3. Дела фондов* Дело фонда представляет собой комплекс документов по истории фонда: историю фондообразователя, историю фонда, листы фонда, документы по изменению объема фонда (акты приема-передачи, обнаружения, выделения к уничтожению документов, не подлежащих
8.4. Отраслевой программный комплекс «Архивный фонд» (см. в разделе IX.)
IX. Электронные (автоматизированные) информационно-поисковые системы (далее - ИПС) Автоматизированный (электронный) информационно-справочный аппарат (НСА) архивов – это совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, имеющих автоматизированные средства поиска информации и представления результатов поиска. Подразделяется на учетные (обеспечивающие единую систему государственного учета документов) и тематические (раскрывающие пользователю состав и содержание документов архива) ИПС.
9.1. Учетные ИПС: -отраслевой программный комплекс «Архивный фонд», соединяющий функции учетных и информационных справочников на уровне фонда, описи, дела. Содержит сведения о количестве, составе, содержании документов Архивного фонда Удмуртской республики, хранящихся в Управлении, состоянии их сохранности, наличии научно-справочного аппарата к фондам и описям. На 01.01.2021 года в БД «Архивный фонд» (версия 4.1) внесены сведения о 737 фондах , 257871 ед. хр.
9.2. Тематические ИПС:
9.2.1. БД «Фотокатолог» - документно-ориентированная, содержит образы фотодокументов, включенных в состав Архивного фонда Удмуртской Республики и хранящихся в Управлении по делам архивов. По состоянию на 01.01.2021 года в базу данных программы внесены заголовки единиц хранения, единиц учета и электронные образы 27816 ед.хр. фотодокументов за [1880]-2018 г.г , в том числе - 22171 ед.хр., включенных в коллекцию фотодокументов (Ф.Р-750) и 5645 ед.хр . фотодокументов из фондов личного происхождения;
9.2.2. БД «Предметно-тематический указатель к решениям исполкома горсовета» - объектно-ориентированная. По состоянию на 01.01.2021 года в базу данных внесено 32374 записей со сведениями о решениях исполнительного комитета Сарапульского городского Совета по вопросам хозяйственного и культурного строительства за 1946-1951 г.г., 1974-1994 г.г. с отсылочными данными;
9.2.3. БД «Акты ввода в эксплуатацию законченных строительством объектов» - объектно-ориентированная, содержит сведения о вводе в эксплуатацию законченных строительством объектов капитального строительства за 1927-2009 г.г. На 01.01.2021 г. в базу данных внесено 2447 записей;
9.2.4. Отраслевая БД «Памятные даты Удмуртской Республики» - объектно-ориентированная, содержит сведения о памятных датах города Сарапула Удмуртской Республики. Представляет собой электронную версию Календаря знаменательных и памятных дат города Сарапула (см. раздел VII). База данных позволяет осуществлять поиск информации по названию события и формировать перечень событий по последней цифре в обозначении года. X. Электронный фонд пользования архивных документов на бумажном носителе. Представляет собой комплекс цифровых копий документов на бумажной основе. Работа по оцифровке архивных документов на бумажном носителе в Управлении начата в 2013 году. На 01.01.2021 года в архиве оцифровано 2569 ед.хр. документов на бумажной основе, в том числе 7 фондов, прошли оцифровку в полном объеме (№№ ф.ф. 1, 2, 3, 6, 74, 77, Р-739). Полученные электронные копии архивных документов в виде файлов в формате «*.pdf» хранятся на 3 компьютерах и на DVD дисках (резервные копии). Функция поиска в программе Adobe Reader позволяет находить слова или фразы в электронных образах документов, что существенно ускоряет поиск документной информации. На 01.01.2021 г. отсканированные образы 257 ед.хр. (ф. №№ 17, 64, Р-206, Р-770) внесены в программное обеспечение ВИС «Электронный архив Удмуртии».
XI. Справочно-поисковые средства межархивного уровня (на уровне Архивного фонда РФ, Архивного фонда УР). Сведения о составе и содержании архивных документов, хранящихся в Управлении на всех уровнях описания (фонд; единица хранения/ единица учета; документ/часть документа) включены в базы данных, опубликованных в сети Интернет:
-ПК «Центральный фондовый каталог» (http://cfc.rusarchives.ru/CFC-search/);
-ПК «Фондовый каталог УР» ( http://fc.gasur.ru/archive/310000000031);
-ВИС «Электронный архив Удмуртии» (http://gasur.ru/databases/eaur.php).
-Республиканская справочно-информационная база данных «Местонахождение документов по личному составу» (http://ls.gasur.ru/).
На странице Управления сайта Администрации города Сарапула в сети Интернет имеются внешние ссылки на ПК «Фондовый каталог УР» и республиканскую справочно-информационную базу данных «Местонахождение документов по личному составу».